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Sr. Khadem, sabemos que usted es un reconocidísimo profesional a nivel internacional pero, en esta entrevista y para que todos nuestros suscriptores puedan conocer varias facetas suyas, nos gustaría que nos contestara a una cuantas preguntas para poderle conocer tanto a nivel profesional como a nivel humano…
1) La economía mundial está en un estado de crisis y muchas empresas están luchando para sobrevivir. ¿Cree que esto sea un bache temporal en el camino? ¿Cómo se relaciona su trabajo con las incertidumbres del mercado?
Conozco a muchas personas que esperan que la crisis sea un bache temporal y que las cosas van a mejorar en seis meses o un año. La actitud de muchos es el de esperar a que pase y luego reiniciar lo que estábamos haciendo una vez que las cosas vuelvan a su normalidad. Los retos económicos que el mundo está enfrentando son muy serios y muy profundos. Se están dando cambios fundamentales en todo el sistema económico. Las implicaciones de estos cambios son enormes en los negocios.
Conforme el sistema cambia, las reglas cambian y supuestos pasados ya no son relevantes. Conforme cambian las condiciones de mercado, los clientes cambian y ya no van a tomar decisiones de compra de la misma forma. Para sobrevivir, las empresas tienen que volver a plantearse sus estrategias, enfrentar las nuevas realidades y reinventarse.
La visión y estrategia son esenciales junto con procesos alineados que van a producir valor a los clientes. La visión debe realinearse con las nuevas realidades de nuestro tiempo, y la ejecución de la estrategia (con cero desperdicio de recursos) determina si una empresa va a sobrevivir en esta clima económico.
Mi trabajo es precisamente este. Facilito la definición de visión y estrategia, y la implementación de un proceso de ejecución que liga a cada empleado hacia la estrategia de la empresa. Hablo sobre la alineación con los valores – en un entorno económico global en el que los valores han sido erosionados. Les muestro como puede lograrse la alineación y como puede sostenerse a través de procesos gerenciales innovadores.
Los dos libros de Administración en una Página y Alineación Total, aunque escritos previos a la actual crisis mundial económica, proveen un plano increíblemente relevante para sobrevivir y prosperar en el cambio masivo que está tomando lugar.
La filosofía y metodología de Alineación Total son vitales para las luchas que toda empresa está enfrentando.
2) En su libro Administración en una Página se hace énfasis sobre la necesidad para un Gerente de tener acceso a una información precisa, oportuna y relevante a todos los niveles de la organización. Por eso presenta en él una estructura para realizar informes en sólo tres páginas.
¿Díganos cómo estructurar estos informes?
Básicamente requerimos dos tipos de información para tener éxito en nuestros trabajos: interna y externa. La información interna proviene de nuestros lugares de trabajo, de sus almacenes de datos y los múltiples sistemas transaccionales de la empresa. La información externa proviene del exterior de la empresa – los medios de comunicación, la televisión, Internet, etc. Mientras que el volumen de estas fuentes es enorme, muchas veces no tenemos la información exacta que requerimos, es decir, información oportuna, precisa y relevante.
Mi libro Administración en una Página se ocupa con la información interna y busca ayudar al gerente a reducir la sobrecarga de información al enfocarse tan sólo en tres informes de una página – el Informe de Enfoque, Retroalimentación y Gerencia.
El primer informe, el Informe de Enfoque, es el tablero individual.
El segundo informe, el Informe de Retroalimentación, es un resumen de las excepciones positivas y negativas del primer informe. Los dos informes proveen a la persona información precisa, oportuna y relevante de lo que ha logrado en el periodo anterior – día, semana o mes. Su propósito es asistirlo en la auto-gestión.
El tercer informe, el Informe de Gerencia, es sobre el desempeño de las personas. Este informe extrae datos de los tableros de las personas que reportan al gerente de forma directa o indirecta y escala las excepciones positivas y negativas trayéndolas a la atención del gerente. Le provee a los gerentes una oportunidad para reforzar el desempeño positivo en niveles inferiores y ejercer su influencia para resolver problemas sistémicos cuya solución estaba más allá de la habilidad de sus colaboradores.
3) En su libro Alineación Total, va un paso más allá… explica de una forma sencilla cómo todos los componentes de una empresa pueden a través de un esfuerzo común, de una visión compartida, integrada y alineada, conseguir el progreso de la empresa.
Trata acerca de los problemas que se plantean en una organización como falta de unión, comunicación ineficaz, etc.
¿Quiere explicarnos brevemente cómo es posible conseguir la Alineación Total de una Organización?
Las empresas exitosas tienen visiones y estrategias bien definidas. No obstante, muchas carecen de unidad y enfrentan retos en la ejecución. Nuestro proceso de alineación está diseñado para hacer frente a esos retos. Comenzamos con un proceso consultivo para unificar al equipo directivo en una visión común del futuro y una estrategia para llegar ahí. Ello es seguido por la construcción de un mapa para la alineación que combina dos árboles – el Árbol de Indicadores de Visión y el Árbol de Indicadores de Estrategia. Ayudamos al equipo directivo a lo largo de varias sesiones a desarrollar este mapa para la alineación. Una vez que este mapa haya sido creado, sirve de guía para cuatro áreas de alineación: Responsabilidad, Aptitudes, Comportamientos y Compensación.
Facilitamos la asignación de la responsabilidad para indicadores de procesos y proyectos a la persona adecuada en la organización. Posteriormente se definen informes de una página para cada puesto y se implementa un sistema de seguimiento (TOPS – The One Page Software) para monitorear el estado de alineación y proveer información de retroalimentación para cada persona en la organización. Una vez que estos módulos centrales están en su lugar, nuestros procesos de aptitudes, cultura y compensación son implementados sucesivamente para aumentar la calidad de la alineación.
Establecer la alineación es necesaria pero no suficiente. Una vez establecidas, la alineación, debe mantenerse. Hemos desarrollado un sistema de gestión para la sostenibilidad. Se combinan tres procesos gerenciales para mantener el estado de alineación a lo largo del tiempo: Revisión en Equipo, Revisión Vertical y Liderazgo.
4) Usted ha creado con su método de alineación total unos módulos que han sido diseñados para facilitar un cambio, entendemos “de actitud” de los gerentes a lo largo de toda la organización. Son los siguientes: Visión y Estrategia, Cultura, Revisión en Equipo, Responsabilidad, Módulos Tops, Revisión Vertical, Aptitud, Compensación y Liderazgo.
¿Nos explica de la función de éstos módulos y cómo se usan?
Los módulos de visión y estrategia así como TOPS y Responsabilidad se describieron brevemente arriba. Dar seguimiento y medir los resultados no es suficiente para cambiar la cultura de una organización. El cambio de actitud que menciona, es el derivado del cambio de conducta el cual puede resultar de una serie de intervenciones. Alineación Total ha sido diseñado para traer consigo ese cambio de cultura. Busca un cambio de conducta sostenido el cual es posible cuando la estructura también ha sido cambiada. Hemos diseñado módulos para hacer frente al cambio de estructura así como de conducta. Cada módulo tiene su propia metodología para su implementación e incluye materiales, capacitación, coaching y el uso del software. Brevemente, aquí está el enfoque de cada módulo:
Responsabilidad
Quizá el aspecto más crucial de lograr la alineación con la visión y estrategia es la clarificación de la responsabilidad. Le ayudamos a nuestros clientes a definir la contribución singular de cada persona. Un tablero personalizado o Informe de Enfoque es creado para cada persona, conteniendo los indicadores clave de desempeño y los proyectos clave que reciben su impacto de ese individuo.
Aptitud
La contribución de cada individuo puede ser maximizada cuando cuenta con las aptitudes correctas. Ayudamos a los gerentes a identificar las habilidades que se alinean a su responsabilidad, evaluar el nivel de aptitud en cada habilidad, y de buscar la ejecución de un plan de desarrollo. Como resultado de este módulo, se hacen posible delegar y la capacitación (empowerment) – la espina dorsal de la Alineación Total. Cada persona desarrolla las habilidades requeridas para lograr sus metas alineadas. Los gerentes se dan cuenta que al desarrollar la aptitud, ellos se liberan para dedicar tiempo a cuestiones estratégicas apropiados a su nivel.
Cultura
Mientras que muchas empresas hablan de la importancia de alinearse con los valores, pocas aseguran que la conducta de cada persona es congruente con los valores de la empresa. Nosotros introducimos un proceso para precisar los comportamientos que están alineados con los valores, e implementar planes para desarrollarlos en todos los niveles. El resultado es un cambio positivo en la cultura. El módulo de Cultura guía a la empresa en la implementación de un proceso para lograr la congruencia en todos los niveles de las conductas con los valores. Cada individuo tendrá un entendimiento de las conductas deseadas y asumirá la responsabilidad de alinear sus propios comportamientos con valores claros de la organización.
Compensación
La alineación no tendrá éxito a menos que la compensación se ligue a la contribución. Es un concepto sencillo, pero los sistemas de compensación de muchas empresas no están alineados con el desempeño. Nosotros introducimos un proceso para alinear directamente la compensación de un individuo con los resultados que ha obtenido. El módulo establece una forma justa y objetiva de alinear la compensación con la contribución de cada individuo a la Visión y Estrategia. Cuando este módulo es implementado, el proceso de alineación entra en un nuevo nivel y todos los recursos humanos de la organización aceleran su contribución a la visión. Ello tiene un impacto increíble sobre los resultados financieros.
Revisiones en Equipo
Es muy frecuente que las reuniones en las empresas sirven sólo para revisar el desempeño del ayer y no se enfocan en resolver los problemas del mañana. Preguntas tales como las siguientes pudieran hacerse: ¿Se resuelven los problemas por individuos o equipos? ¿Se basan las soluciones en un análisis profundo y síntesis de información sólida? ¿Son creativas las soluciones? Si los equipos colaboran para resolver problemas, ¿están verdaderamente unidos y los talentos de sus miembros se utilizan plenamente? El módulo de Revisión en Equipo da atención a estas preguntas y provee una metodología revolucionaria para cambiar la forma en que funcionan los equipos.
Revisión Vertical
¿Cuántas veces ocurre que sus gerentes se sienten con sus colaboradores directos para hablar de sus necesidades? ¿Cuántos gerentes guían activamente a sus colaboradores directos para mejorar sus aptitudes y crecer en capacidad? ¿Cuántos gerentes acompañan a sus colaboradores directos en hacer lo que es necesario para producir resultados sobresalientes? El módulo de Revisión Vertical provee una solución singular y efectiva a todas esas preguntas. Entrenamos a sus gerentes en un proceso de coaching personal de sus colaboradores directos. Las conversaciones tocan de manera continua nuevos tópicos y ayudan a garantizar el éxito de los colaboradores directos en sus objetivos. Más allá de mejorar los resultados, los gerentes ayudan a moldear los comportamientos de sus colaboradores directos y a apoyar su desarrollo en las destrezas críticas que ellos necesitan para tener éxito. Cuando los gerentes conducen revisiones verticales con sus colaboradores directos, no sólo desarrollan a su gente, sino se desarrollan a si mismos.
Liderazgo
El Módulo de Liderazgo es un proceso de coaching personal de las personas de mayor rango en su organización para ayudarles a alinear sus estilos de gestión y conductas para dirigir mejor a su gente hacia la visión. El proceso involucra una evaluación confidencial de 360º del estilo actual del líder en 10 áreas de liderazgo, así como retroalimentación subsecuente seguida por coaching para el líder.
5) Uno de los módulos que nos ha llamado la atención en concreto es “TOPS”, que nació de la necesidad de dar seguimiento al desempeño en todos los niveles de la organización. Justo para tener un control de esa información, se desarrolló TOPS: The One Page System.
¿Nos cuenta cómo funciona esta herramienta?
TOPS es una herramienta de software con un conjunto único de características. Es un instrumento para la auto-gestión y por ende tiene una aplicación universal en la organización. También es un instrumento para la dirección de otras personas y provee información crítica a los gerentes en todos los niveles para que ejerzan influencia en el cambio de conducta y ulteriormente en los resultados. Lo que es sorprendente de este software es que es universal, es decir, las pantallas son estándares, y cada pantalla es útil a cualquier persona en la organización desde el supervisor hasta el CEO. El entrenamiento en este software es transferible de puesto a puesto. Como sistema de información, los usuarios pueden indagar en la información que realmente importa. Pero va más allá. Provee el mecanismo para almacenar los compromisos que fueron hechos en el día a día y recordatorios para asegurar que les es dado el adecuado seguimiento. Este software se liga al almacén de datos de la empresa a través de interfaz de software. Obtiene los datos requeridos por los gerentes acerca de los resultados por los cuales ellos son responsables y los despliega en forma textual y gráfica. Comunica imágenes y archivos adjuntos a indicadores específicos de proceso o proyecto internas a las áreas funcionales y entre ellas.
6) Nos dice que en el ámbito de la alineación total, cada persona o elemento de la organización trabaja para alcanzar una determinada meta que forma parte del objetivo general. ¿Cómo se consigue motivar a un trabajador para que se sienta parte de esa misión... la consecución del objetivo de la compañía?
Las personas están motivadas cuando sienten que lo que hacen es importante. Esto es exactamente lo que pasa cuando la metodología de Alineación Total es aplicada para definir un tablero individual para las personas. El tablero no es construído por alguíen dictando lo que éste debiera contener. Es construido a través de un proceso lógico en el que se asigna resultados de procesos e indicadores de proyecto a la persona que tiene el impacto directo más alto en mejorarlos. La metodología de quien debiera recibir una asignación es sólida e independiente de la personalidad de la persona o cualquier otra consideración. Este proceso objetivo produce un tablero singular para la persona el cual se vuelve significativo y emocionante. La motivación incrementa conforme la persona empieza a actuar y mostrar mejoras. Llega a su nivel más alto cuando una persona recibe refuerzo positivo desde arriba, de un director a tres o más niveles de separación quien ha visto el buen desempeño en su Informe de Gerencia.
7) Usted es autor de Alineación Total y coautor del clásico internacional de negocios Administración en una página, publicado en 12 países y diez idiomas es un experto consultor de compañías en varios Países, es además un Conferenciante de reconocido prestigio que impartido conferencias en todos los continentes y sin embargo, a pesar de su espléndido perfil, lo que más nos ha impactado de todo lo que hemos leído sobre usted es la siguiente afirmación: “lo que más me mueve en la vida para despertarme cada día con pasión es la capacidad de servir”…¿Cómo se consigue conciliar todo lo anterior con esta filosofía y manera de ponerse ante los demás?
Vivir es servir y servir es hacer una diferencia en las vidas de las personas. Esta es la fuerza motriz detrás de mi trabajo. Trabajo para hacer una diferencia en la vida de gerentes a lo largo del mundo al ayudarles a encontrar un enfoque que tenga significado en sus trabajos, dándoles un proceso para autotransformarse y volverse congruentes con los valores compartidos de sus organizaciones, e implementando un sistema de gestión para habilitarlos a experimentar el poder del refuerzo positivo que puede motivar a cualquier persona a aspirar a la excelencia.
8) Además de la pasión por servir, ¿cuáles son los otros motores de su vida?
La pasión de servir es en un nivel organizacional. Me da un sentido de alegria ver a una organización transformada y gente actuando en congruencia con los valores. Además de esta pasión, otras fuerzas motrices en mi vida son el deseo para la unidad y paz en el mundo. Cuando uno mira al mundo como un solo país, los problemas en cualquier parte se convierten en tus propios problemas. Debemos liberarnos de cualquier forma de prejuicio, ya sea religioso, económico o nacional. Creo que el prejuicio es la causa de la mayoría de los problemas que el mundo actualmente enfrenta y trabajo concientemente para ayudar a eliminar esos prejuicios.
9) ¿Por qué cree usted que estamos sumidos en la actual crisis económica mundial? ¿Cree que tiene que ver con la falta de valores de la sociedad moderna?
¿Qué enseñanza positiva podemos aprovechar del momento histórico actual?
Creo que estamos sumergidos en la actual crisis económica global debido a la gran desigualdad que existe en el mundo. Los esfuerzos de las naciones educadas y prósperas, han estado por demasiado tiempo enfocados en enriquecer una minoría de la humanidad a costa del resto. En un sentido, es la carencia de valores – carencia de la visión de la humanidad como una sola, carencia de la disciplina de no aprovecharse de información interna o de la posición en la sociedad para el avance propio a costas del sufrimiento de otros. El modo de enriquecerse legal o ilegalmente indiferente de lo que les pase a otros (clientes, proveedores, y competidores) ha hecho que muchos negocios se vuelvan gigantes. La crisis actual económica nos está enseñando que tenemos que reformar nuestros sistemas económicos y nuestro modo de funcionar. Hay tantos en este mundo que aún están hambrientos. Se requieren cambios mayores. Debemos reevaluar nuestras prioridades y creer en que el cambio es posible – en familias, empresas, países y a una escala global.
10) ¿Cuáles son sus proyectos de futuro? ¿La tendremos más a menudo aquí en España?
Sí, estoy planeando pasar una parte importante de tiempo en España en los próximos dos años. España, además de ser hogar de personas amables y amistosas, tiene una comunidad de negocio que pudiera hacer buen uso de Alineación Total. España además está geográficamente bien situada para desarrollar proyectos en otros países europeos.
11) ¿Cuáles son las cosas que la hacen sentir orgulloso y satisfecho de su vida en el día a día?
Lo que me hace feliz es ver avance en eliminar los prejuicios y abrir la comunicación entre las personas. También me siento feliz cuando siento que he ayudado a una empresa a tener éxito y avanzar. Estoy muy orgulloso de mis siete nietos y me encanta pasar tiempo con ellos – ¡lo que no sucede con suficiente frecuencia!
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